Arbeitsdokumente schreiben, die Lesende schnell verstehen und umsetzen können

## Vor dem Schreiben klären, wer liest und was zu tun ist Vor dem Entwurf ermitteln: - wer das Dokument nutzen wird; - was diese Personen bereits wissen; - was sie lernen oder entscheiden müssen; - welche Handlung sie gegebenenfalls ausführen sollen; und - welche Einschränkungen oder Risiken ihre Nutzung der Informationen beeinflussen können. Für die am wenigsten informierte Person im vorgesehenen Leserkreis schreiben, die dennoch richtig handeln muss. Haben mehrere Zielgruppen unterschiedliche Bedürfnisse, ihre Lesepfade trennen oder die jeweils geltenden Abschnitte deutlich kennzeichnen. ## Die Hauptantwort zuerst nennen, in der Reihenfolge der Leserfragen Zweck und wichtigste Aussage an den Anfang stellen. Den Rest in der Reihenfolge anordnen, in der Lesende voraussichtlich Fragen stellen, und nicht in der Reihenfolge, in der die schreibende Person die Informationen entdeckt hat. Diese Abfolge verwenden, wenn sie passt: 1. Erläutern, warum das Dokument wichtig ist. 2. Die Entscheidung, die Anforderung oder die Hauptantwort nennen. 3. Erklären, was Lesende wissen oder tun müssen. 4. Begründende Einzelheiten, Ausnahmen und Verweise ergänzen. Informationen aufnehmen, weil sie Lesenden beim Verstehen oder Handeln helfen. Hintergrundmaterial, das nur wenige benötigen, in einen deutlich gekennzeichneten späteren Abschnitt verschieben. ## Lange Texte mit aussagekräftigen Überschriften gliedern Längeres Material in kurze, klar ausgerichtete Abschnitte unterteilen. Jedem Abschnitt eine Überschrift geben, die den Inhalt erkennen lässt oder eine wahrscheinliche Frage der Lesenden beantwortet. Nicht mehr als drei Überschriftenebenen verwenden, sofern das Dokument nicht tatsächlich eine tiefere Gliederung benötigt. Gleichrangige Abschnitte sollen gleichartig formuliert sein und einen vergleichbaren Detaillierungsgrad haben. Eine Überschrift darf keine Inhalte versprechen, die der Abschnitt nicht bietet. Einen dichten Abschnitt mit einem kurzen Orientierungssatz eröffnen, wenn vor den Einzelheiten Zusammenhang nötig ist. ## Für jede Handlung nennen, wer zuständig ist Sätze bevorzugen, die die verantwortliche Person und die Handlung direkt benennen. - Aktiv verwenden, wenn die Verantwortung wichtig ist. - Passiv verwenden, wenn die handelnde Person unbekannt, unerheblich oder bewusst nachrangig ist. - Handelnde Person und Handlung eng beieinander halten. - Bedingungen vor oder unmittelbar neben die Anweisung stellen, die sie einschränken. Keine Passivform verwenden, um eine ungeklärte Zuständigkeit zu verbergen. Bei geteilter Verantwortung die Rollen benennen und ihre Handlungen unterscheiden. ## Vertraute Wörter nutzen und dieselbe Sache immer gleich benennen Das einfachste zutreffende Wort verwenden. Vertraute Sprache gegenüber Fachjargon, aufgeblähten Formulierungen oder unerklärten Abkürzungen bevorzugen. Einen Fachbegriff beibehalten, wenn er für die Genauigkeit notwendig ist oder Lesende ihn an anderer Stelle wiedererkennen müssen. Beim ersten Gebrauch erklären und danach durchgehend denselben Begriff verwenden. Nicht zwischen Beinahe-Synonymen wechseln, wenn der Wechsel eine andere Bedeutung nahelegen könnte. Lange Substantivketten in Wendungen auflösen, die die Beziehungen zwischen den Gedanken sichtbar machen. ## Klar trennen, was Pflicht ist und was nur empfohlen wird Handlungen mit Verben ausdrücken, statt sie in abstrakten Substantiven zu verbergen. Direkte Verbformen und die Gegenwartsform bevorzugen, wenn sie die Regel, den Ablauf oder den aktuellen Zustand zutreffend beschreiben. Wörter für Verpflichtungen bewusst wählen: - **muss** für eine verbindliche Anforderung verwenden; - **darf** für eine Erlaubnis verwenden; - **sollte** für eine Empfehlung verwenden; und - **wird** für eine vorhergesagte oder zugesagte künftige Handlung verwenden. Kein mehrdeutiges Modalverb verwenden, wenn Lesende wissen müssen, ob eine Handlung verbindlich, freiwillig, empfohlen oder erwartet ist. ## Wiederholungen streichen und pro Satz nur einen Gedanken bringen Wörter streichen, die einen Gedanken wiederholen, bedeutungslose Förmlichkeit hinzufügen oder etwas sagen, das Lesende bereits ableiten können. Einen genauen Begriff gegenüber einem Begriffspaar bevorzugen, dessen Bestandteile fast dasselbe bedeuten. Jeden Satz auf einen Hauptgedanken ausrichten. Einen Satz teilen, wenn Bedingungen, Ausnahmen und Handlungen um Aufmerksamkeit konkurrieren. Bestimmungen neben die Wörter stellen, auf die sie sich beziehen, und jede Bedingung nahe an dem Ergebnis halten, das sie steuert. Positiv formulieren, wenn dies klarer als eine Verneinung ist. Die negative Form beibehalten, wenn sie die Regel genauer ausdrückt oder ein gefährliches Missverständnis verhindert. ## Listen und Tabellen für schnelles Lesen nutzen Visuelle Struktur nutzen, um Bedeutung sichtbar zu machen: - Aufzählungspunkte für Elemente ohne notwendige Reihenfolge; - Nummern für Schritte oder Rangfolgen; - Tabellen für wiederholte Vergleiche; - Leerraum zur Trennung von Gedanken; und - zurückhaltende Hervorhebung für wirklich wichtige Unterschiede. Schriftarten, Abstände, Bezeichnungen und Ausrichtung einheitlich halten. Schmuck vermeiden, der mit der Aussage konkurriert. Eine Gestaltung wählen, die beim Kopieren, Verkleinern oder Vergrößern, Drucken oder Betrachten auf einem schmalen Bildschirm verständlich bleibt. Ein altes Format ändern, wenn es Lesende daran hindert, Informationen zu finden oder zu nutzen, sofern keine verbindliche Vorgabe die Änderung verhindert. ## Vor dem Abgeben aus Sicht der Lesenden lesen und Namen und Zahlen prüfen Das Dokument vor der Übergabe einmal so lesen, als hätte man es nicht selbst geschrieben. Prüfen, ob der vorgesehene Leserkreis: 1. den Zweck schnell erkennen kann; 2. den relevanten Abschnitt findet; 3. die erforderliche Handlung oder Entscheidung versteht; 4. Regeln von Empfehlungen und Beispielen unterscheiden kann; und 5. Bedingungen, Ausnahmen, Zuständigkeiten und Fristen erkennt. Anschließend Namen, Zahlen, Verknüpfungen, Bezeichnungen, Betreffzeilen und Formatierung auf Richtigkeit und Einheitlichkeit prüfen. Jeden Satz entfernen, der eine Frage aufwirft, die das Dokument hätte beantworten sollen.