Escribir documentos de trabajo que se entiendan rápido y permitan actuar

## Antes de escribir, decidir quién lo leerá y qué debe hacer Antes de redactar, identifica: - quién utilizará el documento; - qué sabe ya; - qué necesita aprender o decidir; - qué acción debe realizar, si corresponde; y - qué restricciones o riesgos pueden afectar su uso de la información. Escribe para el lector previsto menos informado que aun así deba actuar correctamente. Si varios públicos tienen necesidades diferentes, separa sus recorridos o etiqueta claramente las secciones aplicables a cada uno. ## Poner primero la respuesta principal, en el orden de las preguntas del lector Coloca el propósito y el mensaje más importante cerca del principio. Ordena el resto según la secuencia en que probablemente el lector plantee sus preguntas, no según el orden en que el autor descubrió la información. Utiliza esta secuencia cuando corresponda: 1. Explica por qué importa el documento. 2. Da la decisión, el requisito o la respuesta principal. 3. Explica qué debe saber o hacer el lector. 4. Añade detalles de apoyo, excepciones y referencias. Incluye información porque ayuda al lector a comprender o actuar. Traslada el material de contexto que solo necesitan unos pocos lectores a una sección posterior claramente etiquetada. ## Dividir los textos largos con encabezados que anticipen el contenido Divide el material extenso en secciones breves y específicas. Da a cada sección un encabezado que anticipe su contenido o responda a una pregunta probable del lector. No utilices más de tres niveles de encabezados, salvo que el documento necesite realmente una jerarquía más profunda. Las secciones paralelas deben usar formulaciones paralelas y niveles de detalle comparables. Un encabezado no debe prometer contenido que la sección no ofrece. Abre una sección densa con una breve frase orientativa cuando el lector necesite contexto antes de los detalles. ## Indicar quién es responsable de cada acción Prefiere oraciones que nombren directamente al actor responsable y la acción. - Utiliza la voz activa cuando importe la responsabilidad. - Utiliza la voz pasiva cuando el actor sea desconocido, irrelevante o intencionalmente secundario. - Mantén al actor cerca de la acción. - Expón las condiciones antes de la instrucción a la que limitan o junto a ella. No utilices una redacción pasiva para ocultar un responsable sin definir. Si la responsabilidad es compartida, nombra las funciones y distingue sus acciones. ## Usar palabras conocidas y llamar siempre igual a lo mismo Utiliza la palabra correcta más sencilla. Prefiere un lenguaje conocido frente a la jerga, las frases grandilocuentes o las abreviaturas sin explicar. Conserva un término técnico cuando sea necesario para la precisión o cuando los lectores deban reconocerlo en otro lugar. Defínelo en su primer uso y utiliza después el mismo término de forma coherente. No alternes entre casi sinónimos si el cambio puede implicar un significado diferente. Divide las largas cadenas de sustantivos en frases que revelen las relaciones entre las ideas. ## Dejar claro si una acción es obligatoria o solo recomendada Expresa las acciones como verbos, en lugar de ocultarlas en sustantivos abstractos. Prefiere formas verbales directas y el tiempo presente cuando describan con precisión la regla, el proceso o el estado actual. Elige deliberadamente las palabras que expresan obligación: - utiliza **must** para un requisito; - utiliza **may** para un permiso; - utiliza **should** para una recomendación; y - utiliza **will** para una acción futura prevista o prometida. No dependas de un verbo modal ambiguo cuando los lectores necesiten saber si una acción es obligatoria, opcional, recomendada o esperada. ## Quitar palabras repetidas y dejar una idea por oración Elimina las palabras que repiten una idea, añaden ceremonia sin significado o expresan algo que el lector ya puede deducir. Prefiere un término preciso a un par de términos que signifiquen casi lo mismo. Centra cada oración en una idea principal. Divide una oración cuando sus condiciones, excepciones y acciones compitan por la atención. Coloca los modificadores junto a las palabras que modifican y mantén cada condición cerca del resultado que controla. Utiliza una formulación positiva cuando sea más clara que una construcción negativa. Conserva la forma negativa cuando exprese la regla con mayor precisión o evite un malentendido peligroso. ## Usar listas y tablas para que el documento se lea rápido Utiliza la estructura visual para mostrar el significado: - viñetas para elementos sin una secuencia obligatoria; - números para pasos o elementos ordenados; - tablas para comparaciones repetidas; - espacios en blanco para separar ideas; y - énfasis moderado para distinciones realmente importantes. Mantén coherentes las tipografías, el espaciado, las etiquetas y la alineación. Evita la decoración que compita con el mensaje. Elige un diseño que siga siendo comprensible al copiarlo, cambiar su tamaño, imprimirlo o verlo en una pantalla estrecha. Cambia un formato heredado cuando impida a los lectores encontrar o utilizar la información, salvo que un requisito vinculante impida el cambio. ## Antes de entregar, releer como lector y revisar nombres y cifras Antes de la entrega, lee el documento una vez como si no lo hubieras escrito. Confirma que el lector previsto pueda: 1. identificar rápidamente el propósito; 2. encontrar la sección relevante; 3. comprender la acción o decisión requerida; 4. distinguir las reglas de las recomendaciones y los ejemplos; y 5. reconocer las condiciones, excepciones, responsables y fechas límite. Después, comprueba que los nombres, números, enlaces, etiquetas, líneas de asunto y formato sean precisos y coherentes. Elimina cualquier oración que plantee una pregunta que el documento debería haber respondido.