Rédiger des documents de travail que le lecteur comprend vite et peut appliquer

## Avant d’écrire, définir qui lira et ce qu’il doit faire Avant de rédiger, déterminer : - qui utilisera le document ; - ce que ces personnes savent déjà ; - ce qu’elles doivent apprendre ou décider ; - l’action qu’elles doivent éventuellement entreprendre ; et - les contraintes ou les risques susceptibles d’affecter leur utilisation de l’information. Écrire pour le lecteur visé le moins informé qui doit néanmoins agir correctement. Si plusieurs publics ont des besoins différents, séparer leurs parcours ou indiquer clairement les sections qui s’appliquent à chacun. ## Donner d’abord la réponse principale, dans l’ordre des questions du lecteur Placer l’objectif et le message le plus important près du début. Organiser la suite selon l’ordre dans lequel le lecteur est susceptible de poser ses questions, et non selon l’ordre dans lequel l’auteur a découvert les informations. Utiliser cette séquence lorsqu’elle convient : 1. Indiquer pourquoi le document est important. 2. Présenter la décision, l’exigence ou la réponse principale. 3. Expliquer ce que le lecteur doit savoir ou faire. 4. Ajouter les précisions, les exceptions et les références utiles. Inclure une information parce qu’elle aide le lecteur à comprendre ou à agir. Déplacer les éléments de contexte dont seuls quelques lecteurs ont besoin vers une section ultérieure clairement identifiée. ## Découper les longs textes avec des titres qui annoncent le contenu Diviser les longs contenus en sections courtes et ciblées. Donner à chaque section un titre qui en annonce le contenu ou répond à une question probable du lecteur. Ne pas utiliser plus de trois niveaux de titres, sauf si le document exige réellement une hiérarchie plus profonde. Les sections parallèles doivent employer des formulations parallèles et présenter des niveaux de détail comparables. Un titre ne doit pas annoncer un contenu que la section ne fournit pas. Lorsqu’un lecteur a besoin de contexte avant les détails, ouvrir une section dense par une brève phrase d’orientation. ## Indiquer qui est responsable de chaque action Préférer les phrases qui nomment directement la personne responsable et l’action. - Employer la voix active lorsque la responsabilité est importante. - Employer la voix passive lorsque l’acteur est inconnu, sans importance ou volontairement secondaire. - Placer l’acteur près de l’action. - Énoncer les conditions avant ou à côté de l’instruction qu’elles limitent. Ne pas employer une formulation passive pour dissimuler qu’aucun responsable n’a encore été désigné. Si la responsabilité est partagée, nommer les rôles et distinguer leurs actions. ## Employer des mots familiers et nommer toujours la même chose de la même façon Utiliser le mot exact le plus simple. Préférer un langage familier au jargon, aux tournures ampoulées ou aux abréviations non expliquées. Conserver un terme technique lorsqu’il est nécessaire à la précision ou lorsque les lecteurs doivent le reconnaître ailleurs. Le définir à sa première occurrence, puis utiliser le même terme de manière cohérente. Ne pas alterner entre des quasi-synonymes si ce changement risque de suggérer un sens différent. Décomposer les longues suites de noms en groupes de mots qui révèlent les relations entre les idées. ## Dire clairement si une action est obligatoire ou seulement conseillée Exprimer les actions par des verbes au lieu de les enfouir dans des noms abstraits. Préférer les formes verbales directes et le présent lorsqu’ils décrivent avec exactitude la règle, le processus ou l’état actuel. Choisir délibérément les termes exprimant l’obligation : - utiliser **must** pour une exigence ; - utiliser **may** pour une permission ; - utiliser **should** pour une recommandation ; et - utiliser **will** pour une action future prévue ou promise. Ne pas s’appuyer sur un verbe modal ambigu lorsque les lecteurs doivent savoir si une action est obligatoire, facultative, recommandée ou attendue. ## Retirer les mots répétés et garder une idée par phrase Supprimer les mots qui répètent une idée, ajoutent des formalités dénuées de sens ou énoncent ce que le lecteur peut déjà déduire. Préférer un terme précis à une paire de termes qui ont presque le même sens. Concentrer chaque phrase sur une idée principale. Scinder une phrase lorsque ses conditions, ses exceptions et ses actions se disputent l’attention. Placer les modificateurs près des mots qu’ils modifient et chaque condition près du résultat qu’elle régit. Employer une formulation affirmative lorsqu’elle est plus claire qu’une construction négative. Conserver une forme négative lorsqu’elle exprime la règle avec davantage de précision ou évite un dangereux malentendu. ## Utiliser listes et tableaux pour une lecture rapide Utiliser la structure visuelle pour faire apparaître le sens : - des puces pour les éléments sans ordre imposé ; - des numéros pour les étapes ou les éléments classés ; - des tableaux pour les comparaisons répétées ; - des espaces blancs pour séparer les idées ; et - une emphase mesurée pour les distinctions véritablement importantes. Maintenir la cohérence des polices, des espacements, des libellés et des alignements. Éviter les éléments décoratifs qui concurrencent le message. Choisir une mise en page qui reste compréhensible lorsqu’elle est copiée, redimensionnée, imprimée ou affichée sur un écran étroit. Modifier un ancien format lorsqu’il empêche les lecteurs de trouver ou d’utiliser l’information, sauf si une exigence contraignante interdit ce changement. ## Avant de remettre, relire comme le lecteur et vérifier noms et chiffres Avant la livraison, lire une fois le document comme si l’on ne l’avait pas rédigé. Vérifier que le lecteur visé peut : 1. identifier rapidement l’objectif ; 2. trouver la section pertinente ; 3. comprendre l’action requise ou la décision à prendre ; 4. distinguer les règles des recommandations et des exemples ; et 5. reconnaître les conditions, les exceptions, les responsables et les échéances. Vérifier ensuite l’exactitude et la cohérence des noms, des nombres, des liens, des libellés, des objets et de la mise en forme. Supprimer toute phrase qui soulève une question à laquelle le document aurait dû répondre.