仕事の文書を、読む人がすぐ分かって動ける形で書く

## 書く前に、だれが読み、何をしてほしいかを決める 下書きを始める前に、次の点を明らかにする。 - 文書を利用するのは誰か - その読者はすでに何を知っているか - 何を学ぶ、または判断する必要があるか - 必要な行動があるなら、何をすべきか - 情報の利用に影響しうる制約やリスクは何か 正しく行動する必要がある想定読者のうち、前提知識が最も少ない人に合わせて書く。ニーズの異なる読者層が複数ある場合は、読む経路を分けるか、それぞれに該当するセクションを明示する。 ## 大事な答えを先に置き、読む人が知りたい順に並べる 目的と最も重要なメッセージを冒頭近くに置く。それ以降は、書き手が情報を見つけた順ではなく、読者が疑問を持つと考えられる順に並べる。 適切な場合は、次の順序を使う。 1. 文書が重要である理由を示す。 2. 決定事項、要件、または主な答えを伝える。 3. 読者が知るべきこと、または行うべきことを説明する。 4. 補足情報、例外、参照先を加える。 読者の理解や行動に役立つ情報を含める。一部の読者しか必要としない背景情報は、後半の明確に区別したセクションへ移す。 ## 長い文を、中身が分かる見出しで短く区切る 長い内容を、短く焦点の定まったセクションに分ける。各セクションには、内容を予測できる見出し、または読者が抱きそうな疑問に答える見出しを付ける。 文書にさらに深い階層が本当に必要でない限り、見出しは3階層までにする。同列のセクションでは、表現の形と情報の詳しさを揃える。見出しで予告した内容は、必ずそのセクション内で扱う。 詳細を示す前に文脈が必要な場合は、情報量の多いセクションの冒頭に、方向づけとなる短い一文を置く。 ## だれが何をするかを、文の中ではっきり書く 責任を持つ主体と、その主体が行う動作を直接示す文を優先する。 - 責任の所在が重要な場合は能動態を使う。 - 主体が不明、無関係、または意図的に副次的である場合は受動態を使う。 - 主体と動作を近くに置く。 - 条件は、その条件が制限する指示の前か直後に置く。 未確定の責任者を隠すために受動的な表現を使わない。責任を分担する場合は役割を明記し、それぞれの行動を区別する。 ## なじみのある言葉を使い、同じ物は同じ言葉で呼ぶ 意味を正確に表す範囲で、最も簡単な語を使う。専門用語、大げさな表現、説明のない略語よりも、なじみのある言葉を優先する。 正確さのために必要な場合や、読者が別の場所でも認識する必要がある場合は、専門用語を残す。初出時に定義し、その後は同じ語を一貫して使う。言い換えによって意味の違いが生じうる場合は、よく似た語を安易に入れ替えない。 名詞が長く連なる表現は、概念どうしの関係が分かる句に分ける。 ## やる事が「必ず」か「なるべく」かを、言葉ではっきり分ける 動作を抽象名詞の中に埋め込まず、動詞で表す。規則、手順、または現在の状態を正確に表せる場合は、直接的な動詞の形と現在形を優先する。 義務の強さを示す語は、意図を持って選ぶ。 - 要件には **must** を使う。 - 許可には **may** を使う。 - 推奨には **should** を使う。 - 予測または約束された将来の行動には **will** を使う。 ある行動が必須、任意、推奨、予定のいずれなのかを読者が知る必要がある場合は、曖昧な法助動詞に頼らない。 ## くり返しの言葉を除き、1つの文に1つの考えだけ書く 同じ考えを繰り返す語、意味のない形式ばった語、読者がすでに推測できる内容を示す語は取り除く。ほぼ同じ意味の語を並べるより、正確な語を1つ選ぶ。 1つの文では、1つの主要な考えに焦点を当てる。条件、例外、行動が競合して分かりにくくなる場合は、文を分ける。修飾語は修飾する語の近くに置き、各条件は、その条件が左右する結果の近くに置く。 否定表現より肯定表現のほうが明確な場合は、肯定表現を使う。否定形のほうが規則を正確に表せる場合や、危険な誤解を防げる場合は、否定形を残す。 ## 箇条書きや表を使い、すばやく読める形に整える 意味を分かりやすくするために、視覚的な構造を使う。 - 順序が決まっていない項目には箇条書きを使う。 - 手順や順位のある項目には番号を使う。 - 同じ観点で繰り返し比較する場合は表を使う。 - 考えを分けるために余白を使う。 - 本当に重要な違いだけを控えめに強調する。 フォント、間隔、ラベル、配置を一貫させる。メッセージと競合する装飾は避ける。複製、サイズ変更、印刷を行った場合や、幅の狭い画面で表示した場合でも、理解できるレイアウトを選ぶ。 従来の形式が情報の発見や利用を妨げる場合は、拘束力のある要件によって変更できない場合を除き、形式を改める。 ## 渡す前に、読む人のつもりで読み直し、名前や数字を確かめる 提供前に、自分が書いた文書ではないつもりで一度読み直す。想定読者が次のことをできるか確認する。 1. 目的をすぐに把握できる。 2. 該当するセクションを見つけられる。 3. 必要な行動または判断を理解できる。 4. 規則と、推奨事項や例を区別できる。 5. 条件、例外、責任者、期限を認識できる。 続いて、氏名、数値、リンク、ラベル、件名、書式が正確かつ一貫しているか確認する。文書内で答えるべき疑問を新たに生む文は取り除く。